Bên cạnh My Drive, Google Workspace còn tồn tại một không khí lưu trữ dùng bình thường trên Cloud cho các nhóm, cơ quan trong doanh nghiệp gọi là Shared Drives, cùng khám phá các thông tin về tính chất năng đặc trưng này của Google Workspace. Mô hình có thể tạm gọi như sau: bạn sẽ cần tạo nên nhiều thư mục, mỗi thư mục cho từng nhân viên/ tính năng khác nhau, với phân quyền truy cập cho từng thư mục đó cân xứng với tính năng của doanh nghiệp bạn. Để dùng được tính năng này, các bạn phải đk tối thiểu gói Google Workspace Business Standard

*

Tổng quát về Shared Drives – bộ lưu trữ dùng phổ biến của Google Workspace

Bộ nhớ cần sử dụng chung (Shared Drives) với tên gọi cũ là Team Drives – là một không gian lưu trữ chung cho những nhóm dự án, cơ sở trong công ty có thể dễ dàng lưu lại trữ, tra cứu kiếm và truy cập vào những file tài liệu team một cách dễ dàng linh hoạt từ bất cứ nơi nào và trên ngẫu nhiên thiết bị nào.

Bạn đang xem: Cách tạo bộ nhớ dùng chung google drive

Bộ ghi nhớ dùng chung là không khí dùng chung, nơi những nhóm rất có thể dễ dàng lưu lại trữ, kiếm tìm kiếm và truy cập tệp của mình ở phần đa nơi, từ phần lớn thiết bị.

Không y hệt như các tệp trong Drive của tôi, các tệp trong bộ nhớ lưu trữ dùng bình thường thuộc về đội thay bởi vì một cá nhân. Ngay cả khi những thành viên rời đi, những tệp vẫn ở chính xác vị trí của họ để đội của bạn có thể tiếp tục chia sẻ thông tin và xong xuôi công việc.

Không giống phần đông dữ liệu tàng trữ trong My Drive nằm trong về một cá nhân nhất định, tài liệu trong Shared Drives thuộc về một nhóm chung. Bởi đó ngay cả khi phần lớn thành viên trong team nghỉ việc, những tài liệu này vẫn được giữ nguyên vẹn, qua đó giúp Nhóm hoàn toàn có thể tiếp tục truy vấn dữ liệu, chia sẻ thông tin chung, đồng thời hỗ trợ nhân sự new trong việc mừng đón bàn giao các công việc của nhân sự đang nghỉ qua đó thích ứng giỏi hơn với các quá trình của công ty.

Dung lượng: ko giới hạn đối với Shared Drivers, nhưng dung lượng sẽ được tính vào user download tệp lên.

Xem thêm: Xu Hướng Kinh Doanh 2023 - Xu Hướng Kinh Doanh Năm 2023 Là Gì

Chia sẻ: trong nội bộ và cả bên ngoài công tyPhân quyền: xem, thêm xóa sửa file, thêm người dùng bên ngoài. Tín đồ dùng phía bên ngoài cũng hoàn toàn có thể phân quyền thêm xóa sửa file như vào hệ thống.

*

Shared Drives được hỗ trợ ở các phiên phiên bản Business Standard, Business Plus mang lại Enterprise (Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus) cùng phiên bạn dạng cho giáo dục và đào tạo – G Suite for Education.

Đối với các tài khoản Gmail cá nhân và người dùng Google Workspace phiên bản Business Starter sẽ không còn sử dụng được bộ lưu trữ dùng tầm thường này.

Cách thiết lập đặt bộ nhớ dùng thông thường của Google Workspace

Để có thể sử dụng thành thạo cũng tương tự cộng tác hiệu quả, những thành viên trong nhóm cần hiểu rõ tính năng cũng như cách sử dụng bộ nhớ lưu trữ dùng bình thường trong môi trường xung quanh doanh nghiệp.

Tạo một Shared Drives mới

Để tạo thành một bộ nhớ dùng phổ biến mới bạn hãy làm theo công việc dưới đây:

Mở Google DriveỞ mặt trái, nhấp vào Shared Drives Ở bên trên cùng, nhấp vào biểu tượng NewNhập tên và nhấp vào Create

*

Thêm những thành viên vào bộ nhớ lưu trữ dùng chung

Thêm thành viên vào Shared Drives chỉ cùng với vài thao tác làm việc đơn giản:

Trên máy tính của bạn, truy vấn vào drive.google.comỞ mặt trái, nhấp vào Shared Drives và nhấp đúp vào một trong các bộ nhớ lưu trữ dùng chung của bạnỞ bên trên cùng, nhấp vào Add members Thêm tên, địa chỉ Email hoặc địa chỉ group trong công ty. Chúng ta có thể thêm gmail cá thể của nhân viên, họ vẫn đang còn quyền thao tác làm việc với folder được admin chỉ địnhTheo khoác định, thành viên mới là Người cai quản nội dung. Họ hoàn toàn có thể tải lên, chỉnh sửa, di chuyển hoặc xóa tất cả các FileCó thể chuyển đổi phân quyền mang lại thành viên mớiNhấp vào Send

*

Thêm file hoặc folder vào bộ nhớ dùng chungTruy cập vào drive.google.comNhấp con chuột trái vào Shared Drives, rồi lựa chọn một bộ nhớ lưu trữ dùng bình thường của bạnNhấp vào NewKéo file hiện tất cả (mà các bạn sở hữu) từ thiết bị tính của bạn hoặc trường đoản cú My Drive vào Shared Drives . Hoặc, làm việc đầu Drive, nhấp vào New và lựa chọn một tùy chọn:Để tạo nên File, nên lựa chọn loại File bạn muốn tạo, ví dụ như file Google DocĐể tải File lên, hãy nhấp vào File upload. Điều hướng đến File và mở nóNhấp lưu ban vào File nhằm mở với chỉnh sửa
*
Thay đổi những quyền truy cập cho các thành viên

Thay thay đổi quyền truy vấn của từng member cho tương xứng với trọng trách của bọn họ trong nhóm:

Ở bên trái, nhấp vào Shared DrivesỞ trên cùng, sát bên tên bộ nhớ lưu trữ dùng chung, nhấp vào Mũi thương hiệu xuống ManagerBên cạnh thương hiệu của thành viên chọn cấp truy cập mới hoặc Remove membersNhấp vào Done
*

Các quyền truy cập khác nhau trong bộ nhớ lưu trữ dùng chung

*
Ẩn hoặc hiện bộ lưu trữ dùng tầm thường trong Google DriveTruy cập vào Google Drive.Nhấp con chuột vào Shared Drives Để ẩn click chuột phải Folder và nhấp vào Hide Shared DrivesĐể hiện nhấp chuột phải Folder và nhấp vào Unhide Shared Drives

*

Qua những share trên, công ty và các nhóm dự án rất có thể phần làm sao biết được xem năng cũng giống như cách setup sử dụng bộ lưu trữ dùng phổ biến Shared Drives trường đoản cú hệ sinh thái xanh Google Workspace. Đây là tính năng cung ứng việc thao tác cộng tác cho các nhóm, phòng ban trong công ty.