ai đang phải làm thông tin để gửi tặng một list lớn nhân sự trong doanh nghiệp và ai đang loay hoay chần chừ làm cố gắng nào sửa chữa thay thế cho giải pháp làm bằng tay thủ công rất mất thời gian, hết sức nhàm chán. Bạn mong muốn có một chiến thuật để thực hiện công việc này một cách nhanh nhất, buổi tối ưu nhất và tiết kiệm thời hạn nhất. Nhưng nếu như không đọc bài viết này, các bạn sẽ vẫn bắt buộc làm bằng phương pháp bằng tay thủ công thôi. Để triển khai một thông báo hoặc một văn bạn dạng có nội dung mang tính chất cố định và được gửi cho các người, thì bạn phải sử dụng chức năng trộn thư hay còn gọi là trộn văn bạn dạng trong vận dụng microsoft word cơ mà bạn thường dùng hàng ngày.

Bạn đang xem: Cách dùng mail merge từ excel sang word

bài viết này sẽ từng bước hướng dẫn bạn phương thức trộn nội dung văn bản có tính chất thắt chặt và cố định tới từng nhân sự có tài liệu được tổ chức trong file excel một giải pháp nhanh nhất sẽ giúp đỡ bạn giải quyết bài toán ko phải thực hiện một cách bằng tay thủ công như được trình bày ở trên.

Trộn thư (Mail Merge) là nhân tài hữu ích trong Microsoft Word, thiên tài này giúp đỡ bạn giảm thiểu thời gian khi xử lý những dạng chèn danh sách vào trong 1 mẫu cố định và thắt chặt như: thư mời, thông báo, thư cảm ơn, phiếu điểm…

bài toán điển hình được đưa ra ở đây là tạo các thông báo trả lương lờ lững tới từng nhân viên trong công ty.

vì vậy để tiến hành trộn văn bản (trộn thư) nhằm mục đích tạo ra thông báo cho toàn thể nhân viên trong thời gian nhanh nhất, ta sẽ thực hiện làm tuần tự theo mỗi bước sau:

1. Cách 1: chuẩn bị file list nhân sự và file câu chữ thông báo

vậy nên để giải quyết và xử lý bài toán này bằng cách thức trộn thư (trộn văn bản), ta phải khởi tạo một file word chứa cấu tạo và nội dung của thông báo trả lờ lững lương, file còn sót lại chứa list của toàn bộ nhân sự trong công ty mà chúng ta cần tạo nên và gửi đến họ được lưu trữ dưới dạng file excel (xls hoặc xlsx). Bạn cũng có thể theo dõi mẫu hai tệp tin này theo như hình dưới đây:

*

Hình 1: chủng loại file Excel cất danh sách nhân viên cấp dưới trong công ty

*

Hình 2: chủng loại file Word chứa nội dung thông báo cần gửi mang lại nhân viên

 2. Bước 2: Sử dụng tính năng Mail Merger của word để ban đầu trộn văn bản

Để tiến hành bước này, chúng ta cần bảo đảm file excel chứa danh sách nhân viên cấp dưới trong công ty đã được đóng, khi đó bạn mở file word đựng nội dung thông tin ra với kích chọn Mailings (1) => Start Mail Merge (2) => Letters (3). Bạn thực hiện tuần tự theo những ô hình chữ nhật mầu đó được mô tả như hình minh họa bên dưới đây.

*

Hình 3: Bắt đầu trộn văn bản

3. Cách 3: lựa chọn file Excel chứa tài liệu danh sách nhân viên để triển khai cơ sở trộn văn bản

Ở bước này bạn chọn Select Recipients (4) => User Exittings List…(5). Bạn tiến hành tương trường đoản cú theo sản phẩm tự như hình minh họa mặt dưới.

*

Hình 4: Chọn tệp tin Excel chứa list nhân viên

tiếp sau bạn lựa chọn thư mục chứa file Excel list nhân viên doanh nghiệp bạn, trong trường hợp này Uy nhằm ngoài screen nên sẽ chọn Desktop (6) => Chọn file Excel cất danh sách nhân viên cấp dưới (7) => chọn Open. Thực hiện như hình dưới.

*

Hình 5: Chọn file Excel đựng danh sách nhân viên (tiếp)

tiếp theo một hành lang cửa số mới hiện nay ra, các bạn chọn sheet đựng danh sách nhân viên trong doanh nghiệp bạn, ở chỗ này file Excel Uy tổ chức sheet 1 chứa list nhân viên, nên ở hành lang cửa số này Uy chọn Sheet1$ như hình chữ nhật mầu đỏ số 9 sống hình dưới.

Xem thêm: Lịch Sử Mai Thị Lựu Là Ai Thị Lựu, Đa Kao, Quận 1, Trương Tấn Sang

*

Hình 6: lựa chọn File Excel chứa danh sách nhân viên cấp dưới (tiếp)

4. Cách 4: Chọn các dòng buộc phải lấy tài liệu để chèn vào file word nội dung thông báo 

Ở cách này, các bạn chọn Edit Recipient List => bỏ chọn những dòng đầu, chỉ chọn các dòng chứa tài liệu cần chuyển vào file Word nhưng thôi.

Trong hành lang cửa số mới mở ra, các bạn kích lựa chọn vào các ô ứng với sản phẩm tự 11, 12 để hủy chọn bởi vì 2 mẫu này chứa tiêu đề của bảng hoặc dữ liệu ngoài bảng mà chưa phải là dữ liệu cần lấy để lấy vào thông báo. Tài liệu lấy ban đầu từ số đồ vật tự 1, các bạn xem giống như như hình mặt dưới.

 

*

Hình 7: Chọn những dòng phải lấy dữ liệu để chèn vào file word văn bản thông báo

Bạn để ý các tên cột được hiển thị ứng với những số thiết bị tự mầu đỏ 13, 14, 15…các cột này khớp ứng với các cột trong bảng dữ liệu bên dưới ở hình mẫu vẽ trên – những cột này được hotline là “Trường dữ liệu“, cố kỉnh thể: “DANH SÁCH NHÂN VIÊN” là tên cột “Stt”, F2 là tên gọi cột của “Họ và tên”, F3 là tên gọi cột của “Ngày mon năm sinh”…Bạn ghi nhớ để tại bước tiếp theo bọn họ sẽ chèn dữ liệu vào tệp tin word trường đoản cú tên các trường dữ liệu này.

sau khoản thời gian thực hiện nay xong, bạn chọn Ok nhằm hoàn thành.

5. Bước 5: Chèn trường tài liệu từ tệp tin Excel vào nội dung file word

Ở bước này, các bạn đặt nhỏ trỏ chuột vào vị trí bắt buộc chèn trường dữ liệu khớp ứng vào, trong việc này Uy thực hiện tuần từ bỏ như sau:

+ Đặt con trỏ vào trước tự “Số: ” (Số thông báo) => Kích chọn Insert Merge Field => lựa chọn DANH_SÁCH_NHÂN_VIÊN (Nó đó là cột số đồ vật tự vào bảng danh sách nhân viên đã được chú ý ở trên).

+ Làm giống như cho câu hỏi chèn tên nhân viên vào trước tự “Kính gửi: Bạn ” => Kích chọn Insert Merge Field => lựa chọn F2 (đây đó là cột Họ với tên);

+ Làm tương tự như cho việc chèn Lý vì trả lừ đừ lương vào trước tự “Nêu vì sao chậm lương:  ” => Kích chọn Insert Merge Field => chọn F8 (đây đó là cột Ghi chú trong bảng dữ liệu);

Bạn triển khai tương tự như hình dưới:

*

Hình 8: Chèn trường tài liệu vào văn bản file word

6. Cách 6: Hiển thị tác dụng và dịch chuyển giữa các nhân sự để có thông báo tương ứng

Để hiển thị tác dụng trộn thư (trộn văn bản) bạn đã có tác dụng ở các bước trên, các bạn kích con chuột vào hình tượng Preview Result (20), khi đó thông tin sẽ hiển thị thông nội dung thông tin tới nhân sự đầu tiên trong danh sách. Để di chuyển giữa các nhân viên bạn kích chuột vào hình tượng có số sản phẩm công nghệ tự 21, 22 như hình dưới.

*

Đến đây chúng ta hoàn toàn rất có thể in ấn và gửi cho nhân viên trong công ty bạn rồi!

bạn hãy tải file thực hành thực tế về trên đây: File thực hành trộn văn bản – password giải nén: anphukhanganchau.vn

các bạn hãy theo dõi liên tiếp các bài viết trên anphukhanganchau.vn để tiếp cận bài viết hướng dẫn bạn cách thức trộn văn bạn dạng và thân tặng cho nhân viên qua mặt đường mail mà không cần phải in bạn dạng cứng với phát mang đến nhân viên.